系統(tǒng)介紹
人們總是希望在需要一份資料的時候，能快速的查找到它，但在檔案管理館、企事業(yè)單位檔案管理處，經(jīng)常可以看到管理人員為找到需要的資料焦急而忙碌。長久以來這個問題一直使檔案資料管理人員費(fèi)勁了腦筋。目前國內(nèi)檔案館主要運(yùn)用檔號和條形碼標(biāo)記形式用于內(nèi)部的排架和定位。在實(shí)物檔案的物流過程中，起著重要作用的是檔號和條形碼。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在檔案數(shù)量冗余、查詢、盤點(diǎn)困難、處理時間長等低效率現(xiàn)象，而信息技術(shù)手段的應(yīng)用則是解決問題的關(guān)鍵。RFID射頻識別技術(shù)的引入將徹底改變?nèi)藗儗n案管理活動的認(rèn)識。
建設(shè)功能
鑒于RFID自動識別技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，將其應(yīng)用于檔案管理工作中不僅能大大提高管理的效率，同時還有助于提高檔案管理的安全性。由此，一套基于RFID射頻識別技術(shù)的檔案管理自動化管理系統(tǒng)，其主要由RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案管理信息系統(tǒng)組成。
該檔案管理系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括UR6258超高頻固定式讀寫器與MT5000手持式閱讀器，是中心數(shù)據(jù)庫獲取信息與輸出信息的重要端口。RFID電子標(biāo)簽讀寫器的作用是負(fù)責(zé)將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入RFID標(biāo)簽或是將RFID電子標(biāo)簽中的信息導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫；手持式超高頻數(shù)據(jù)采集終端MT5000是管理員進(jìn)行現(xiàn)場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導(dǎo)入至中心數(shù)據(jù)庫，進(jìn)而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。
2、檔案管理信息系統(tǒng)
該系統(tǒng)由儲位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)構(gòu)成。其中儲位管理子系統(tǒng)又由儲位自動識別模塊和檔案自動識別模塊組成，而安全管理子系統(tǒng)包括監(jiān)控模塊和警報模塊。
3、系統(tǒng)具體功能如下：
（1）儲位管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動識別模塊所儲存的檔案盒編號和儲位自動識別模塊所儲存的儲位編號自動匹配，從而在進(jìn)行檔案的出入庫時較好地實(shí)現(xiàn)檔案儲位的定位。此外，儲位自動識別模塊還具有儲位分配、儲位信息管理的功能，可實(shí)現(xiàn)檔案館儲位的可視化、動態(tài)化管理。
（2）查詢管理子系統(tǒng)：在檔案需要被查閱時，由該子系統(tǒng)提供檔案編目查詢、密級查詢等，并發(fā)出出庫指令，指令通過計(jì)算機(jī)總線將查詢信號傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫作業(yè)。
（3）銷毀管理子系統(tǒng)：檔案入庫前，在銷毀管理子系統(tǒng)中設(shè)定每份檔案的保管期限，當(dāng)?shù)竭_(dá)保管期限時，銷毀管理子系統(tǒng)自動提醒管理人員失效檔案的相關(guān)信息，由管理人員作進(jìn)一步處理。管理人員也可由該子系統(tǒng)查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息。
（4）安全管理子系統(tǒng)：該子系統(tǒng)負(fù)責(zé)檔案防盜和現(xiàn)場監(jiān)管，實(shí)施檔案管理的安全機(jī)制。當(dāng)檔案盒在非正常情況下離開儲位（指不經(jīng)查詢子系統(tǒng)發(fā)出出庫指令情況下），安裝于儲位區(qū)的閱讀器將捕捉到這一信息，將檔案信息無線傳回管理系統(tǒng)，監(jiān)控模塊將會把這一異常信息立即發(fā)送給警報模塊，警報模塊接受到信息后向計(jì)算機(jī)控制中心發(fā)出警報。
綜上所述，RFID自動識別數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)通過系統(tǒng)接口實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的對接，由RFID射頻識別數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集、儲存、讀寫RFID電子標(biāo)簽；檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的應(yīng)用與管理。同時，可對系統(tǒng)用戶設(shè)置不同權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)對用戶的安全性管理。
系統(tǒng)實(shí)施
系統(tǒng)實(shí)施
1、非接觸式數(shù)據(jù)采集。RFID射頻識別技術(shù)極大地增強(qiáng)了管理者對庫區(qū)存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID電子標(biāo)簽的檔案盒在UR6258閱讀器前經(jīng)過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內(nèi)檔案的具體名目、數(shù)量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業(yè)環(huán)節(jié)，提高了作業(yè)效率，從而有助于管理者實(shí)施庫存檔案的動態(tài)化管理。
2、快速掃描，且一次性數(shù)據(jù)處理量大。RFID讀寫器可以同時從多個RFID射頻標(biāo)簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內(nèi)容摘要信息等多項(xiàng)相關(guān)數(shù)據(jù)信息。如UR6258電子標(biāo)簽讀寫器可以每秒讀取200個電子標(biāo)簽的數(shù)據(jù)，這比傳統(tǒng)掃描方式要快超過100倍。
3、標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長，可重復(fù)使用。和傳統(tǒng)的條形碼、磁卡等數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)相比，RFID電子標(biāo)簽可存儲的數(shù)據(jù)量大大增加，可達(dá)1K甚至更大的容量；標(biāo)簽的內(nèi)容可以反復(fù)被擦寫,而不會損害標(biāo)簽的功能，從而可實(shí)現(xiàn)標(biāo)簽的重復(fù)使用。
4、安全性高。電子標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存取具有密碼保護(hù)，識別碼獨(dú)一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護(hù)措施使得標(biāo)簽上的數(shù)據(jù)不易被偽造和篡改。
5、抗污染性能強(qiáng)和耐久性，傳統(tǒng)條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但 RFID對水、油和化學(xué)藥品等物質(zhì)具有很強(qiáng)抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損； RFID卷標(biāo)是將數(shù)據(jù)存在芯片中，因此可以免受污損。
6、體積小型化、形狀多樣化，RFID射頻識別在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)。此外， RFID電子標(biāo)簽更可往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，以應(yīng)用于不同檔案。
7、可重復(fù)使用，現(xiàn)今的條形碼印刷上去之后就無法更改， RFID標(biāo)簽則可以重復(fù)地新增、修改、刪除RFID卷標(biāo)內(nèi)儲存的數(shù)據(jù)，方便信息的更新。
8、穿透性和無屏障閱讀，在被覆蓋的情況下， RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質(zhì)，并能夠進(jìn)行穿透性通信。而條形碼掃描機(jī)必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼
9、標(biāo)簽具有EAS防盜功能，配合UD6680門型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實(shí)現(xiàn)非法取走報警功能。
RFID高頻圖書管理防盜通道HD6680是一款高性能的電子標(biāo)簽通道設(shè)備，支持ISO/IEC15693格式電子標(biāo)簽的快速防沖突解析，支持EAS和AFI兩種安全檢測功能，支持單通道獨(dú)立工作和多通道并列工作，支持RS232/RS485串行通訊接口以及TCP/IP網(wǎng)絡(luò)接口，可實(shí)現(xiàn)通道設(shè)備遠(yuǎn)程集中配置和管理，是圖書管理、檔案管理、商品防盜、會議簽到、開放式門禁考勤、物流管理等高頻RFID應(yīng)用系統(tǒng)的理想選擇。
智能檔案柜HZDA，針對流轉(zhuǎn)量大，或非常重要文件比如：機(jī)要文件，重點(diǎn)人事檔案，絕密檔案、設(shè)計(jì)圖紙、銀行抵押證件，銀行印鑒卡，重要流轉(zhuǎn)文件，重要標(biāo)本等行業(yè)開發(fā)。采用13.56MHz頻率RFID高頻ISO18000-3 M3 EPC Gen2協(xié)議電子標(biāo)簽讀寫器HR3768，以及針對金屬腔體環(huán)境開發(fā)的HA2621智能文件柜天線，結(jié)合智能柜門鎖控制器，精確定位文件到每一個格口，智能檔案柜無需屏蔽信號，柜外無識別區(qū)，通過APP在領(lǐng)用歸還時控制高頻讀寫器盤點(diǎn)裝有檔案標(biāo)簽的文件，顯示借還清單以及庫存清單，并采用人臉識別、刷卡、刷身份證或刷二維碼識別對借還人進(jìn)行權(quán)限管理。
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