紙質文件檔案的保存管理需要小心謹慎，而傳統(tǒng)檔案柜管理系統(tǒng)普遍存在系統(tǒng)檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長、檔案存放次序較易被打亂、檔案查閱耗時長、檔案盤點操作不科學、對失效檔案管理滯后等問題。今日上海營信小編為大家介關于RFID技術檔案文件管理應用，把RFID技術和數(shù)字檔案館建設與檔案實體的科學管理結合在一起，實現(xiàn)一種科學高效，高度現(xiàn)代化管理的檔案館建設新模式。下面我們一起詳細了解看看吧。
一、如何進行科學管理，主要體現(xiàn)在人員管理和物品管理2方面
1)人員管理： 對于檔案館內的工作人員以及外來人員發(fā)放一張RFID門禁卡，作為出入檔案室的唯一身份標識，RFID門禁卡采用內嵌RFID標簽的卡片，可在其中的RFID標簽的存儲多次讀取管理員以及外來人員的基本信息，用于身份辨識與查閱權限操作等。
2)物品管理：每個檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標簽，每張標簽作為檔案盒的唯一身份標識。由于標簽數(shù)量大，使用相關的RFID標簽打印機能夠進行大批量改寫，操作快，方便統(tǒng)一改寫。
在庫房檔案盤點時，檔案館內工作人員使用相關的超高頻RFID讀寫設備進行庫內盤點。達到速度快、準確率高等效果。大大提升了工作效率。
二、RFID技術檔案管理實現(xiàn)流程
檔案管理信息系統(tǒng)的查詢子系統(tǒng)發(fā)出盤點指令，RFID手持機掃描檔案標簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員進行現(xiàn)場核對，使用手持機修改系統(tǒng)信息或現(xiàn)場信息，從而完成檔案盤點。盤點過程不需要打開檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點。
同樣利用上述手持終端去查找一個特定檔案，查詢和核對其詳細信息。當需要將一份檔案上架到特定位置時，需要用手持機掃描待上架的檔案rfid標簽，然后掃描貨架儲位標簽，完成檔案與儲位的綁定，記錄到軟件系統(tǒng)。當外部人員需要借閱檔案或者歸還檔案時， 我們提供一個小巧便捷的方式供零散檔案的登記。 庫管員或者服務大廳窗口工作人員需要將借閱的檔案從檔案架上取下來現(xiàn)在一個桌面式RFID 閱讀器掃描一遍，以登記到系統(tǒng)。 登記過的檔案從庫房門口的RFID通道門經過才不會報警。
歸還時的工作流程一樣， 需要先在窗口做歸還登記，掃描RFID芯片記錄到系統(tǒng)，如庫房門口時才不會報警。否則就會異常報警。
在檔案室、閱覽室的各個開放式門口安裝非法出庫檢測RFID通道門，后臺系統(tǒng)把需要出入庫的檔案信息(編號、RFID號、出庫類型)推送到檢測服務，檢測服務通過通道門實時讀取標簽號，把讀取到的標簽號在待出庫標簽中查詢，如果未查詢到，向后臺系統(tǒng)報告非法出庫標簽，并聯(lián)動通道門報警系統(tǒng)。同時檔案經過RFID通道門時，可以實時記錄檔案的位置信息，能夠對檔案進行安全控制，達到防盜和監(jiān)控的目的。
從上述介紹中我們可以了解到RFID技術檔案管理為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。想了解更多應用詳情的讀者朋友歡迎來電咨詢上海營信了解更多詳情。
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